Dit is het Privacy Statement van Pensioenfonds Detailhandel. Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt Pensioenfonds Detailhandel uw persoonsgegevens.

Pensioenfonds Detailhandel acht een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij Pensioenfonds Detailhandel veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft Pensioenfonds Detailhandel een Privacy Statement?
We hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, hoelang wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u zelf daarop kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een persoon. Zo kunt u denken aan een naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij u pensioen opbouwt, of van uzelf als u bijvoorbeeld contact met ons opneemt. Ook bij het bezoeken van onze website verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens, bijvoorbeeld in de vorm van uw IP-adres.

Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Pensioenfonds Detailhandel verwerkt in het kader van haar dienstverlening (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze).

Van wie verwerkt Pensioenfonds Detailhandel persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, die deze website bezoeken en voor wie we de pensioenovereenkomst uitvoeren. Denk hierbij aan deelnemers en werkgevers.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Pensioenfonds Detailhandel, gevestigd aan de Euclideslaan 201 te Utrecht. De verantwoordelijke is degene die beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt Pensioenfonds Detailhandel uw persoonsgegevens?
Pensioenfonds Detailhandel verwerkt enkel persoonsgegevens als wij daar een wettelijke grondslag voor hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens kunnen zijn:

• Uw toestemming

In sommige gevallen verwerken we uw persoonsgegevens op grond van door u gegeven toestemming, bijvoorbeeld voor deelname aan een deelnemersonderzoek. We vermelden hierbij dat de gegeven toestemming ten alle tijden kan worden ingetrokken. Indien u hiertoe aanleiding ziet, kunt u een verzoek indienen via deelnemer@pensioenfondsdetailhandel.nl.

Ook voor het versturen van onze nieuwsbrief verwerken wij uw persoonsgegevens op grond van uw toestemming. De website Jij&Wij Online (https://jijenwijonline.nl/) is een uitgave van het Pensioenfonds Detailhandel. Deze website is bedoeld om informatie te verstrekken over pensioenen, beleggen en alles wat hiermee samenhangt. Op deze site kunt u zich met uw naam en e-mailadres aanmelden om onze nieuwsbrief te ontvangen. Deze gegevens worden namens ons verwerkt door LaPosta. De gegevens worden bewaard totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief. U kunt zich altijd afmelden via de link onderaan de nieuwsbrief. Uw gegevens worden dan na 1 dag verwijderd.

• Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

Uw persoonsgegevens worden gebruikt wanneer dit noodzakelijk is voor uitvoering van de pensioenovereenkomst. Indien wij desbetreffende persoonsgegevens niet kunnen verwerken is het voor ons niet mogelijk om te voldoen aan de verplichtingen uit de pensioenovereenkomst.

• Wettelijke verplichting

Pensioenfonds Detailhandel kan wettelijk verplicht zijn uw persoonsgegevens te verwerken om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

• Gerechtvaardigd belang

Uw persoonsgegevens worden gebruikt op grond van een gerechtvaardigd belang van Pensioenfonds Detailhandel, waaronder het belang van Pensioenfonds Detailhandel om de effectiviteit van onze diensten te verbeteren door gebruik te maken van statische analyses. In deze situaties heeft de verwerking van persoonsgegevens naar onze mening slechts beperkte impact op uw privacy.

Pensioenfonds Detailhandel verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:

Website bezoek:

• Tijdens websitebezoek: IP-adres en bezoekersgegevens
  Doel: Om het website gebruik te analyseren zodat de website geoptimaliseerd kan worden voor bezoekers. Daarnaast verzamelen we de gegevens om onze dienstverlening (o.a. via onze website) te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website of onze diensten op te lossen. De gegevens worden voor de duur van 180 dagen bewaard.

• Bij aanmelding voor evenementen: naam en e-mailadres
  Doel: Om uw aanmelding af te handelen en contact op te nemen indien noodzakelijk. De gegevens worden verzameld zo lang als nodig is voor de afhandeling van de aanmelding, maar nooit langer dan 14 dagen.

Persoonlijk contact

• Bij het opnemen van contact via e-mail of post: persoonsgegevens afhankelijk van de soort informatie die u daarbij doorgeeft.
  Doel: Om uw vragen te beantwoorden en/of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. De gegevens die u ons toestuurt via de mail en post worden bewaard zolang als nodig voor de volledige afhandeling van uw verzoek en dossiervorming maar nooit langer dan 90 dagen.

• Bij het invullen van formulieren op de website van www.pensioenfondsdetailhandel..... Hierbij kunnen wij vragen om o.a. de volgende gegevens: uw pensioen nummer, uw naam, uw e-mail adres, uw telefoonnummer, het onderwerp waarover u contact zoekt en de vraag die u ons wit stellen. 
Doel: Om uw vragen te beantwoorden en/of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. De gegevens die u ons toestuurt via webforms worden bewaard zo lang als nodig voor de volledige afhandeling van uw verzoek en dossiervorming.

• Bij het opnemen van telefonisch contact: persoonsgegevens afhankelijk van de soort informatie die u daarbij doorgeeft.
  Doel: Om uw vragen te beantwoorden en/of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. Pensioenfonds Detailhandel kan telefoongesprekken opnemen. Deze opnames worden onder andere gebruikt voor trainings- en coachingsdoeleinden, maar ook voor onderzoek naar verdachte opdrachten en transacties of voor de bestrijding van fraude. De opgenomen telefoongesprekken worden maximaal 90 dagen bewaard. Binnen de bewaartermijn heeft u recht op een weergave van het telefoongesprek. Bel naar 0800-1972 of mail naar deelnemer@pensioenfondsdetailhandel.nl als u weergave wenst.

Pensioenovereenkomst:

Voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst:

• Voor- en achternaam

• Geslacht

• Geboortedatum

• Burgerservicenummer (BSN)

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Deelnemer nummer

• BRP-nummer

• Bankrekeningnummer

• Burgerlijke staat

• Gegevens over uw (voormalige) dienstverband(en)

• Personeelsnummer

• Salaris

• Aanspraken

• Pensioengegevens

• Indicatie gemoedsbezwaard

• Gegevens over arbeidsongeschiktheid

• Gegevens over uw partner/kinderen

• Overige (persoons)gegevens die u actief verstrekt in correspondentie en telefonisch contact

Doel:

• Uitvoering van pensioen- en uitkeringswet- en regelgeving

• Vaststellen van de hoogte van en uitbetaling van pensioenaanspraken en uitkeringen

• Berekenen, vastleggen en innen van premies bij werkgevers

• Behandelen van geschillen

• Voorkoming van fraude

• Statistische analyses

• Adequate communicatie met u als deelnemer (versturen UPO)

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor de genoemde doeleinden. Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor andere (nauw verwante) doelstellingen, zullen we u hierover nader informeren en de vereiste maatregelen nemen.

Beveiliging
Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft Pensioenfonds Detailhandel passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen, zoals het toepassen van toegangsbeheer, firewalls en beveiligde servers.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Pensioenfonds Detailhandel niet iedereen toegang heeft tot al uw gegevens. Onze systemen zijn zó ingericht dat medewerkers alleen díe informatie kunnen zien waarvoor ze zijn geautoriseerd.

Melden van incidenten
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk
We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Pensioenfonds Detailhandel is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt eveneens voor derden die door Pensioenfonds Detailhandel zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Pensioenfonds Detailhandel bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. We bewaren uw persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst in ieder geval tot 25 jaar na het einde van uw recht op pensioen, zodat u verzekerd blijft van uw recht op pensioen. Als wij uw gegevens niet meer nodig hebben, dan verwijderen wij de gegevens.

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens nooit aan derden, behalve in de volgende situaties:

Bij een wettelijke verplichting/noodzakelijk in het kader van de uitvoering van de pensioenovereenkomst verstrekken wij uw gegevens mogelijk aan:

• Toezichthouders

• Overheidsinstanties, bijvoorbeeld de Belastingsdienst

• Uitkeringsinstanties

• Incasso-/debiteurenpartijen

• Herverzekeraars

• (Voormalige) werkgever(s) en hun gemachtigden

• Accountants/actuariskantoren voor assurance-doeleinden

• Andere pensioenuitvoerders

• Indien u zelf toestemming geeft, aan: Onderzoekspartijen

De uitvoering van de pensioenadministratie heeft Pensioenfonds Detailhandel uitbesteed aan Capgemini. Capgemini beschikt daarom over uw (persoons)gegevens. Pensioenfonds Detailhandel heeft in een verwerkersovereenkomst afspraken gemaakt met Capgemini over de wijze waarop Capgemini met uw gegevens om gaat, met wie zij uw gegevens mogen delen en hoe Capgemini uw gegevens moet beveiligen. Om de pensioenadministratie van Pensioenfonds Detailhandel goed uit te kunnen voeren maakt Capgemini gebruik van verschillende partijen die afhankelijk van uw situatie uw persoonsgegevens ontvangen (sub-verwerkers). Capgemini zorgt bij deze sub-verwerkers voor minimaal hetzelfde beveiligingsniveau zoals afgesproken met Pensioenfonds Detailhandel.

Pensioenfonds Detailhandel kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken aan derden op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleend Pensioenfonds Detailhandel haar medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
Pensioenfonds Detailhandel zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Cookies
Pensioenfonds Detailhandel maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt geplaatst als u onze website bezoekt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van website.

Functionele cookies
Functionele cookies op onze website zijn essentieel voor een goed technisch functioneren van de website. De cookies worden uitsluitend gebruikt voor een goede werking van de website, vandaar dat toestemming niet vereist is voor het plaatsen van deze cookies.

Analytische cookies
Via onze website wordt een analytische cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie wordt overgebracht naar Google en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google Analytics is door ons op de juiste manier ingesteld door:

• het laatste octet van uw IP-adres te maskeren;

• de optie ‘gegevens delen’ uit te zetten;

Nu deze cookies conform de richtlijnen van de toezichthouder zijn ingesteld is de impact van deze cookies op uw privacy beperkt. Hierdoor is toestemming voor het plaatsen van deze cookies niet vereist.

Cookies van derden
Het Nederlandse bedrijf Mtrack plaatst via onze website een analytische cookie om het bezoek van deze website te analyseren. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Op basis van die informatie kunnen wij deze website verbeteren. De informatie die Mtrack verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Mtrack werkt met First-party cookies. Hiermee wordt alleen het bezoekgedrag op de website zelf gevolgd, en niet het bezoek over verschillende websites.

Social media buttons
Op onze website staan buttons om webpagina’s te kunnen promoten (‘liken’) of delen (‘tweeten’) op sociale netwerken zoals Facebook, LinkedIn en Twitter. Deze buttons openen pagina's met stukjes code met stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Met deze code worden cookies geplaatst. Pensioenfonds Detailhandel heeft daar geen invloed op. Lees de privacyverklaring van de sociale netwerken om erachter te komen wat zij met uw (persoons-)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken. Deze privacyverklaringen kunnen regelmatig wijzigen.

In- en uitschakelen en verwijdering cookies
Meer informatie over het verwijderen van cookies op onze website vindt u in de instructies en in de help-functie van uw browser.

Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies op onze website vindt u in de cookieverklaring.

Wat zijn uw rechten?
Wanneer Pensioenfonds Detailhandel persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Deze worden hieronder toegelicht.

Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken
Pensioenfonds Detailhandel verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie over onze identiteit, de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, de regels die daarop van toepassing zijn, de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen.

Informatieverstrekking blijft achterwege indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons onevenredige inspanning kost.

Inzage in uw gegevens
Wilt u weten welke informatie van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw recht op inzage. We verzoeken u zich te legitimeren en specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u wenst te ontvangen. Uw verzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld.

Recht op rectificatie
U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, bijvoorbeeld bij verouderde adresgegevens. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.

Wij stellen derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredige inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing
Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer u meent dat uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we wettelijk verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en wijzigen. Hiervan is sprake indien de gegevens volgens u onjuist zijn, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of als u meent dat Pensioenfonds Detailhandel uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt.

Recht van bezwaar
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Pensioenfonds Detailhandel kunt u bezwaar maken, als uw persoonsgegevens worden verwerkt op grond van een gerechtvaardigd belang. We staken dan het gebruik van uw persoonsgegevens, tenzij Pensioenfonds Detailhandel gerechtvaardigde gronden heeft om de verwerking voort te zetten.

Recht op dataportabiliteit
Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit is het geval indien dit in het kader van (uitdrukkelijke) toestemming geschied of op basis van een overeenkomst. Wij zullen uw digitale gegevens op gestructureerde, gangbare en machine-leesbare wijze aan u verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u een verzoek sturen naar deelnemer@pensioenfondsdetailhandel.nl. Dit e-mailadres kunt u ook gebruiken om uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens in te trekken. Pensioenfonds Detailhandel zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
Regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De AP ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd, kunt een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:

Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag

t: 0900-2001201

Over dit privacy statement
Pensioenfonds Detailhandel kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging was op 12 mei 2022. De meest recente versie vindt u altijd op Pensioenfondsdetailhandel.nl

Contactgegevens
Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op via:

Email: deelnemer@pensioenfondsdetailhandel.nl.

Postadres:
Pensioenfonds Detailhandel
Postbus 59205
1040 KE Amsterdam